Office support
E-mail- en agendabeheer
De dienst voor e-mail- en agendabeheer omvat het beheren en organiseren van de e-mailcommunicatie en agenda-afspraken van een persoon of organisatie. Het doel van deze dienst is om de efficiëntie en productiviteit te verhogen door het effectief beheren van inkomende en uitgaande e-mails en het plannen en beheren van afspraken en vergaderingen. Hieronder volgt een overzicht van de inhoud van deze dienst:
E-mailbeheer
Inbox beheer: Het beheren en organiseren van inkomende e-mails in de inbox. Dit omvat het sorteren, markeren en archiveren van e-mails op basis van prioriteit, onderwerp of andere relevante criteria.
E-mailafhandeling: Het beantwoorden, doorsturen of delegeren van e-mails namens de persoon of organisatie. Dit omvat het opstellen van professionele en effectieve e-mailberichten, het beheren van follow-ups en het opvolgen van openstaande taken.
Spamfiltering: Het beheren van spam- en ongewenste e-mails door deze te identificeren en te filteren, zodat de inbox vrij blijft van onnodige berichten.
E-mailorganisatie: Het inrichten van mappen, labels of categorieën om e-mails te organiseren en gemakkelijk terug te vinden. Dit helpt bij het efficiënt beheren en terugvinden van belangrijke berichten.
Agendabeheer
Het beheren van de agenda en het plannen van afspraken, vergaderingen en andere gebeurtenissen. Dit omvat het controleren van beschikbaarheid, het vastleggen van afspraken, het versturen van uitnodigingen en het beheren van wijzigingen of annuleringen.
Herinneringen en notificaties: Het instellen van herinneringen en notificaties voor geplande afspraken, zodat de persoon op tijd op de hoogte wordt gebracht en zich kan voorbereiden.
Agenda-coördinatie: Het afstemmen en coördineren van afspraken tussen meerdere deelnemers, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de geplande vergaderingen of evenementen.
Tijdbeheer: Het helpen bij het prioriteren en plannen van taken en activiteiten op basis van de beschikbare tijd en de urgentie van de werkzaamheden.
​
Personeelsplanningen
De dienst "personeelsplanning" heeft tot doel om het proces van het organiseren en beheren van de werkroosters en de beschikbaarheid van het personeel te vergemakkelijken. Het richt zich op het optimaliseren van de personeelsinzet om te voldoen aan de operationele behoeften van een organisatie, rekening houdend met factoren zoals werktijden, vaardigheden en beschikbaarheid.
Roosterplanning: Het opstellen van werkroosters voor het personeel, waarin de werktijden en rusttijden worden vastgelegd. Dit omvat het bepalen van de benodigde bezetting op basis van de verwachte werkbelasting en het zorgen voor een evenwichtige verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
Beschikbaarheidsbeheer: Het bijhouden van de beschikbaarheid van het personeel, inclusief vakantiedagen, verlofaanvragen, trainingsdagen en andere afwezigheden. Dit stelt de planner in staat om rekening te houden met de beschikbaarheid van medewerkers bij het opstellen van de roosters en om conflicten of onderbezetting te voorkomen.
Vaardigheden en kwalificaties: Het beheren van informatie over de vaardigheden, certificeringen en kwalificaties van het personeel. Dit stelt de planner in staat om de juiste medewerkers toe te wijzen aan taken die specifieke vaardigheden vereisen en om te voldoen aan eventuele wettelijke vereisten of regelgeving.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Het vermogen om snel te reageren op veranderingen in de personeelsbehoefte, zoals onverwachte afwezigheid, ziekmeldingen of verschuivingen in de vraag. Dit kan onder meer het gebruik van oproepkrachten, het omzetten van diensten of het herverdelen van taken omvatten.
Meetings en afspraken beheren
De dienst "meeting en afspraken beheren" heeft tot doel om het proces van het plannen, organiseren en beheren van zakelijke bijeenkomsten en afspraken te vergemakkelijken. Het richt zich op het efficiënt en effectief beheren van de agenda's en planningen van individuen en teams, het coördineren van vergaderingen en het zorgen voor een soepele communicatie tussen de betrokken partijen. Het doel van een goede meeting en afspraken beheer is om het proces van planning en coördinatie te vereenvoudigen, tijd te besparen, en ervoor te zorgen dat de juiste mensen op de juiste tijd samenkomen voor effectieve en productieve bijeenkomsten en afspraken.
De inhoud van de dienst "meeting en afspraken beheren" omvat doorgaans de volgende elementen:
Agendabeheer: Het bijhouden en organiseren van de agenda's van individuen en teams. Dit omvat het plannen van beschikbare tijdsloten, het blokkeren van tijden voor belangrijke taken of afspraken, en het synchroniseren van agenda's met verschillende digitale tools of platforms.
Afspraakplanning: Het faciliteren van het proces van het inplannen van afspraken tussen verschillende partijen. Dit omvat het vinden van geschikte tijdstippen waarop alle betrokkenen beschikbaar zijn, het versturen van uitnodigingen en het bevestigen van de afspraken.
Vergaderbeheer: Het organiseren en beheren van zakelijke vergaderingen. Dit omvat het plannen van vergaderingen op geschikte tijdstippen, het selecteren van deelnemers, het versturen van vergaderverzoeken, het voorbereiden en distribueren van agenda's en documenten, en het vastleggen van notulen of actiepunten na afloop van de vergadering.
Communicatie en herinneringen: Het verzorgen van effectieve communicatie en herinneringen met betrekking tot geplande afspraken en vergaderingen. Dit kan het versturen van uitnodigingen, herinneringen en updates via e-mail, agenda-notificaties of andere communicatiekanalen omvatten.
​
Vergaderingen ondersteunen
De dienst "vergaderingen ondersteunen" heeft tot doel om verschillende taken en verantwoordelijkheden uit te voeren om een effectieve en efficiënte vergadering te faciliteren. Het richt zich op het bieden van ondersteuning aan organisaties en individuen bij het plannen, voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van vergaderingen.
De inhoud van de dienst "vergaderingen ondersteunen" omvat doorgaans de volgende elementen:
Vergaderplanning: Het helpen bij het plannen van vergaderingen, zoals het vaststellen van de datum, tijd en locatie die geschikt zijn voor alle deelnemers. Dit omvat het coördineren van de beschikbaarheid van deelnemers en het versturen van uitnodigingen met de relevante details.
Agendabeheer: Het ondersteunen bij het opstellen en beheren van de vergaderagenda. Dit omvat het verzamelen van agendapunten van de deelnemers, het organiseren en prioriteren van de punten, en het communiceren van de definitieve agenda aan de deelnemers.
Documentatie en voorbereiding: Het assisteren bij het verzamelen, voorbereiden en verspreiden van relevante documenten en materialen die nodig zijn voor de vergadering. Dit kan bijvoorbeeld notulen van vorige vergaderingen, presentaties, rapporten of andere relevante informatie omvatten.
Facilitatie tijdens de vergadering: Het ondersteunen van de vergadering zelf door het bijhouden van de tijd, het faciliteren van de discussies, het noteren van beslissingen en actiepunten, en het bieden van ondersteuning bij het oplossen van eventuele technische of organisatorische problemen.
Opvolging en verslaglegging: Het verzamelen en vastleggen van de besluiten, actiepunten en andere relevante informatie die tijdens de vergadering zijn besproken. Dit omvat het opstellen van notulen of verslagen van de vergadering en het verspreiden ervan naar de deelnemers en andere relevante belanghebbenden.
​
Personeelsadministratie beheren
De dienst "personeelsadministratie beheren" omvat het uitvoeren en beheren van verschillende taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de administratieve processen met betrekking tot het personeel binnen een organisatie. Het richt zich op het zorgvuldig en nauwkeurig beheren van personeel gerelateerde documenten, gegevens en processen.
Het doel van het beheren van de personeelsadministratie is het creëren van een gestroomlijnde en georganiseerde aanpak voor het beheren van personeel gerelateerde processen en gegevens. Het zorgt ervoor dat alle personeelsinformatie correct en veilig wordt behandeld, dat personeelsprocessen efficiënt
De inhoud van de dienst "personeelsadministratie beheren" omvat doorgaans de volgende elementen:
Personeelsdossiers: Het aanleggen en bijhouden van personeelsdossiers voor alle medewerkers. Dit omvat het verzamelen en opslaan van relevante documenten, zoals cv's, sollicitatiebrieven, arbeidsovereenkomsten, identificatiedocumenten, loonbelastingverklaringen en andere persoonlijke gegevens.
Verlof- en afwezigheidsregistratie: Het bijhouden en beheren van verlofaanvragen en afwezigheidsregistratie van medewerkers. Dit omvat het vastleggen van verlofopnames, ziektemeldingen, ouderschapsverlof, vakantiedagen en andere vormen van afwezigheid, en het bijhouden van de beschikbare verlofrechten van medewerkers.